Guten Tag.
Hier steuern Sie Projekte, Dokumente und Vergaben an einem Ort. Wählen Sie, was Sie tun möchten.
Wer sieht was?
Die Sichtbarkeit wird für jedes Projekt festgelegt: entweder nur zugeordnete Mitarbeiter und der Admin oder alle Mitarbeiter. Wer ein Projekt sehen darf, sieht darin alle Ordner und Dateien. Sensible Bereiche wie die Buchhaltung liegen auf eigenen SharePoint-Seiten.
Neues Projekt
Legt die Ordnerstruktur und die Projektdatei an. Prüfen Sie zuerst die Vorschau. Felder mit * sind Pflicht.
Projekt
Beteiligte
Die Kontakte kommen aus Odoo. Neue Kontakte werden dort direkt angelegt.
Versand
Wohin sollen Unterlagen später automatisch gehen? Alle drei Angaben sind Pflicht und werden in der Projektdatei festgehalten.
Dokument ablegen
Bis zu 5 Dateien hineinziehen. Die KI schlägt sofort Projekt, Ablageort, Datum und Kürzel vor. Alle Felder lassen sich ändern. Der Dateiname entsteht automatisch nach der Richtlinie. Pflichtfelder sind mit * markiert.
Dokumente
So wird die Datei abgelegt
Vorschau
Ausschreibung & Vergabe
Neue Vergabe erfassen: Projekt, Firma, Ansprechpartner und Vertrag. Die Vorschau zeigt vorher genau, was angelegt wird. Pflichtfelder sind mit * markiert.
1 · Projekt
2 · Vergabe
3 · Ansprechpartner der Firma
Name und E-Mail werden in Odoo gesucht. Gibt es einen passenden Kontakt, können Sie ihn auswählen. Sonst wird beim Anlegen ein neuer Kontakt erstellt.
4 · Vertrag
Die Prüfung startet erst mit dem Knopf. Text-PDFs werden direkt gelesen, Scans per Texterkennung. Jeder erkannte Wert zeigt das Zitat aus dem Vertrag. Die Tabelle kann auch ohne PDF von Hand ausgefüllt werden. Jedes Feld muss bestätigt werden, ein leeres Feld bedeutet: nicht vereinbart.
Das Leistungsverzeichnis (X86) folgt im nächsten Schritt.
5 · Vorschau
Richtlinie
Ablage- und Benennungsrichtlinie, Version 1.1. Sie gilt für alle Mitarbeiter und für PETER.
Aktuelle Ablageregeln
Diese Tabelle kommt direkt aus den Einstellungen und ist maßgeblich. Bei Abweichungen zu den Texten unten gilt die Tabelle.
Alle Dokumentarten anzeigen
| Dokumentart | Ablageort | Beispiel Dateiname |
|---|
1. Ordner
- Ein Ordner enthält entweder nur Unterordner oder nur Dateien, nie beides.
- Dateien eines Vorgangs liegen in einem eigenen Ordner:
YYYYMMDD Kurzbezeichnung. - Abgelegt wird nur in den vorgesehenen Ordnern. Keine eigenen Ordner erfinden.
2. Dateinamen
NN_YYYYMMDD Bezeichnung Kuerzel.Endung
- NN: zweistelliger Index ab 01, danach ein Unterstrich.
- YYYYMMDD: Datum, immer achtstellig.
- Bezeichnung: kurz und sprechend, keine Scan- oder Standardnamen.
- Kürzel: optional, nur aus der Tabelle unten.
- Pläne in Planordnern haben keinen Index (siehe 6).
- Feste Datei:
Projekt.mdin01 Kommunikation/00 Projektdaten.
Beispiele: 01_20260417 Zahlungsfreigabe.pdf · 02_20260417 RE_240174 gepr.pdf
3. Zeichen
- ä wird ae, ö wird oe, ü wird ue, ß wird ss.
- Verboten sind: / \ : * ? " < > |
- Der gesamte Pfad darf höchstens 200 Zeichen lang sein. Deshalb kurz benennen.
4. Kürzel
5. E-Mails
- Eingang:
NN_YYYYMMDD Eingang.msgoderNN_YYYYMMDD von Absender.msg - Ausgang:
NN_YYYYMMDD an Empfaenger.msg - Der Betreff wird nie ungeprüft als Dateiname übernommen.
6. Pläne
- Versionen führen die Planverfasser. Wir legen nur bei uns ab.
- Pro neuem Plan ein neuer Ordner:
YYYYMMDD Index XYZ. Das Datum ist das Datum des Plans und steht auch im Dateinamen. - Alte Stände bleiben in ihrem Ordner.
7. Abweichungen
Bei Sonderfällen oder gekürzten Freigaben ist die erste Datei im Vorgangsordner 01_YYYYMMDD Erklaerung.txt mit einer sachlichen Begründung.
8. ZIP-Dateien
- Keine ZIP-Dateien ablegen.
- Ausnahmen: ORCA-AVA-Dateien. Planraum-Downloads werden entpackt, die ZIP-Datei danach gelöscht.
9. Zugriff
- Rechte gelten pro Projekt. Wer Zugriff hat, sieht alles im Projekt.
- Sensible Bereiche wie die Buchhaltung liegen auf anderen SharePoint-Seiten.
- Zugangsdaten gehören nicht in SharePoint.
10. Vorlagen
Wiederkehrende Formulare wie das Jour-Fix-Protokoll, die Aufforderung zur vertragsgemäßen Leistungserbringung oder Formblätter liegen im Vorlagenordner. Daraus legen Mitarbeiter und PETER neu an.
Einstellungen
Hier pflegen Sie Kürzel, Zugriff, Ablageregeln sowie Gewerke und Vorlagen der Vergabe.
Kürzel
Diese Kürzel stehen beim Ablegen zur Auswahl und in der Richtlinie.